Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De wet op de privacy (AVG) gaat per 25 mei 2018 ook gelden voor de Sparta Motorclub. Dit houdt in dat wij ter bescherming van de gegevens die wij van de leden hebben opgeslagen in ons ledenbestand bekend moeten maken waarvoor wij deze gebruiken.
Leden- en voertuigbestand
Dit bestand bevat uw persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats (NAW), telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, lidmaatschapsnummer en de motoren die u bezit Deze zijn uitsluitend voor doeleinden binnen onze club n.l.
- naam, adres, woonplaats en lidmaatschapsnummer worden gebruikt om ons clubblad de Spartaan en andere mededelingen per post naar u toe te zenden;
- telefoonnummer om contact via de telefoon met u op te nemen over clubaangelegenheden;
- e-mailadres om clubinformatie zoals tourritten naar u te mailen. Indien u van de verzendlijst wil worden afgevoerd omdat u geen interesse heeft, dient u dit aan te geven. Door het vermelden van uw e-mailadres bij inschrijving geeft u toestemming voor gebruik door de club hiervan. Voor het versturen van uitnodigingen voor de ALV of evenement (bijv. tourritten) is geen toestemming nodig;
- geboortedatum wordt gebruikt om een inzicht te krijgen in de leeftijdsopbouw van onze club;
- informatie over uw motoren is alleen bestemd voor interne clubcontacten om inzicht te krijgen in het totale voertuigbestand en om onderling gegevens uit te kunnen wisselen tussen clubleden.
De NAW-gegevens van vervallen leden worden in principe niet langer dan 2 jaar bewaard, tenzij dit van statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langer bewaard moet worden. Voor informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht geldt een langere bewaartermijn, namelijk zeven jaar.
Bestuursleden die beschikken over digitale leden- of motorbestanden dienen deze zo snel mogelijk uit de mailboxen te verwijderen, ook uit bijv. Dropbox of andere online opslag.
Het ledenbestand wordt beheerd en bijgehouden door de penningmeester in de functie van ledenadministrateur. Zijn computer is alleen benaderbaar en te openen met een alleen aan hem bekende code en wordt beschermd door een goede kwaliteit veiligheidssoftware. In geval van een hack of virus doet hij binnen 72 uur melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens . Het ledenbestand wordt door hem ook gebruikt om de ontvangen contributies vast te leggen en om andere financiële zaken te regelen.
Op de ledenvergadering van d.d. 31 november 2021 is besloten dat de leden- en voertuigenlijst om veiligheidsredenen niet meer wordt gepubliceerd. Deze wordt voortaan via de gewone post toegezonden tegen betaling van kopieer- en verzendkosten. Een verzoek hiervoor kan worden gericht aan de penningmeester.
Website
Onze website bevat NAW gegevens van de bestuurs- en commissieleden die hiervoor de webbeheerder toestemming hebben gegeven.
Leden die deelnemen aan onze evenementen, hetzij bezoekers dan wel deelnemers door deelname/bezoek gaan akkoord met het maken van foto’s van het evenement en de publicatie daarvan op onze website. De foto’s en andere info op de website zullen geen NAW-gegevens mogen bevatten. Bij een evenement op een terrein dient een bord de bezoekers te informeren over eventuele beeldopnamen.
Ook hier geldt dat in geval van een hack of virus doet de webbeheerder binnen 72 uur melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Informatie aan derden
Met externe gebruikers zoals bijv. onze drukker en de host van onze website moeten goede afspraken worden gemaakt en vastgelegd dat de verstrekte NAW gegevens uitsluitend worden gebruikt voor de door de externe partij specifieke uit te voeren werkzaamheden.
Indien wij door niet-clubleden worden benaderd met vragen over informatie die betrekking heeft op persoonsgegevens in ons bestand zal de ledenadministratie deze gegevens nooit zo maar aan niet-leden bekend maken, maar eerst het betreffende lid zelf benaderen met de gestelde vraag en hem verzoeken, als hij daartoe bereid is, zelf contact op te nemen of toestemming te geven aan de ledenadministratie om de gegevens aan de aanvrager bekend te maken.
Het inschrijfformulier zal worden aangevuld met een verwijzing naar de AVG en dat wij hieraan voldoen.
Vastleggen van dit protocol
Het is de bedoeling dat dit protocol wordt opgenomen in het Huishoudelijk Reglement.