Privacy verklaring Spartamotorclub

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De wet op de privacy (AVG) gaat per 25 mei 2018 ook gelden voor de Sparta Motorclub. Dit houdt in dat wij ter bescherming van de gegevens die wij van de leden hebben opgeslagen in ons ledenbestand bekend moeten maken waarvoor wij deze gebruiken.

Leden- en voertuigbestand
Dit bestand bevat uw persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats (NAW),telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, lidmaatschapsnummer en de motoren die u bezit Deze zijn uitsluitend voor doeleinden binnen onze club n.l.
 naam, adres, woonplaats en lidmaatschapsnummer worden gebruikt om ons clubblad de Spartaan en andere mededelingen per post naar u toe te zenden;
 telefoonnummer om contact via de telefoon met u op te nemen over clubaangelegenheden;

 e-mailadres om clubinformatie zoals tourritten naar u te mailen. Indien u van de verzendlijst wil worden afgevoerd omdat u geen interesse heeft, dient u dit aan te geven. Door het vermelden van uw e-mailadres bij inschrijving geeft u toestemming voor gebruik door de club hiervan.Voor het versturen van uitnodigingen voor de ALV of evenement (bijv.tourritten) is geen toestemming nodig;

 geboortedatum wordt gebruikt om een inzicht te krijgen in de leeftijdsopbouw van onze club;

 informatie over uw motoren is alleen bestemd voor interne clubcontacten om inzicht te krijgen in het totale voertuigbestand en om onderling gegevens uit te kunnen wisselen tussen clubleden
De NAW-gegevens van vervallen leden worden in principe niet langer dan 2 jaar bewaard, tenzij dit van statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langer bewaard moet worden. Voor informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht geldt een langere bewaartermijn, namelijk zeven jaar.Bestuursleden die beschikken over digitale leden- of motorbestanden dienen deze zo snel mogelijk uit de mailboxen te verwijderen, ook uit bijv. Dropbox of andere online opslag.
Het ledenbestand wordt beheerd en bijgehouden door de penningmeester in de functie van ledenadministrateur. Zijn computer is alleen benaderbaar en te openen met een alleen aan hem bekende code en wordt beschermd door een goede kwaliteit veiligheidssoftware. In geval van een hack of virus doet hij binnen 72 uur melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens . Het ledenbestand wordt door hem ook gebruikt om de ontvangen contributies vast te leggen en om andere financiële zaken te regelen.
Om het jaar wordt er een ledenlijst naar de leden verstuurd waarin de bovengenoemde gegevens zijn opgenomen. Mochten er leden zijn die problemen hebben met het opnemen van een of meer van de genoemde gegevens dan zullen zij dat kenbaar moeten maken aan de ledenadministratie zodat deze bij publicatie kunnen worden onderdrukt.

Website

Onze website bevat NAW gegevens van de bestuurs- en commissieleden die hiervoor de webbeheerder toestemming hebben gegeven. Leden die deelnemen aan onze evenementen, hetzij bezoekers dan wel deelnemers door deelname/bezoek gaan akkoord met het maken van foto’s van het evenement en de publicatie daarvan op onze website. De foto’s en andere info op de website zullen geen NAW-gegevens mogen bevatten. Bij een evenement op een terrein dient een bord de bezoekers te informeren over eventuele beeldopnamen.
Ook hier geldt dat in geval van een hack of virus doet de webbeheerder binnen 72 uurmmelding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Informatie aan derden

Met externe gebruikers zoals bijv. onze drukker en de host van onze website moeten goede afspraken worden gemaakt en vastgelegd dat de verstrekte NAW gegevens uitsluitend worden gebruikt voor de door de externe partij specifieke uit te voeren werkzaamheden. Indien wij door niet-clubleden worden benaderd met vragen over informatie die betrekking heeft op persoonsgegevens in ons bestand zal de ledenadministratie deze gegevens nooit zo maar aan niet-leden bekend maken, maar eerst het betreffende lid zelf benaderen met de gestelde vraag en hem verzoeken, als hij daartoe bereid is, zelf contact op te nemen of toestemming te geven aan de ledenadministratie om de gegevens aan de aanvrager bekend te maken. Het inschrijfformulier zal worden aangevuld met een verwijzing naar de AVG en dat wij hieraan voldoen.

Vastleggen van dit protocol

Het is de bedoeling dat dit protocol wordt opgenomen in het Huishoudelijk Reglement.

Bestuur Spartamotorclub

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

SPARTA MOTORCLUB NEDERLAND

(inclusief de goedgekeurde wijzigingen d.d. 8 februari 2026)

VAN DE LEDEN, ERELEDEN EN DONATEURS

Artikel 1.

Aanvaarding van het lidmaatschap houdt de erkenning van de doelstellingen van de vereniging in. De leden hebben, behoudens bijzondere bepalingen ten aanzien van enig evenement, het recht om aan alle evenementen, welke door of vanwege de vereniging worden georganiseerd, deel te nemen.

Artikel 2.

Heeft het lid of de donateur de contributie c.q. donatie voor 1 februari van het jaar, waarvoor de contributie geldt, niet voldaan dan vervalt automatisch het lidmaatschap of donateurschap.

Artikel 3.

Donateurs zijn natuurlijke personen en rechtspersonen, die belangstellen in het doel en streven van de vereniging. Zij zijn een jaarlijkse donatie verschuldigd, welke tenminste gelijk is aan de jaarlijkse contributie van een gewoon lidmaatschap en hebben recht op toezending van het clubblad.

Artikel 4.

Ereleden zijn natuurlijke personen die zich voor de club en voor de motorsport in het algemeen zeer verdienstelijk hebben gemaakt, dan wel om voor het bestuur van de Sparta Motorclub Nederland bijzondere redenen daarvoor in aanmerking komen. De beoogde personen worden door het bestuur voorgedragen en het voorstel dient door de Algemene Ledenvergadering te worden bekrachtigd. Voorstellen voor het benoemen tot Erelid kunnen ook door de leden aan het bestuur worden gedaan.

Artikel 5.

Ereleden zijn vrijgesteld vanaf het jaar waarin zij tot erelid zijn benoemd van het betalen van contributie. Op voordracht van het bestuur worden ereleden benoemd door de Algemene

Ledenvergadering.

Artikel 6.

Op voorstel van het bestuur kan in uitzonderlijke gevallen een aftredend voorzitter, die met glans zijn zittingsperiode heeft beëindigd, het predicaat Erevoorzitter worden toegekend. Het voorstel dient door de Algemene Ledenvergadering te worden bekrachtigd.

Artikel 7.

Leden van Verdienste zijn leden van de Sparta Motorclub Nederland die zich zeer

verdienstelijk hebben gemaakt voor de club in het algemeen. Zij worden benoemd bij een besluit van de Algemene Vergadering op voordracht van het bestuur. Een dergelijk voorstel dient door tenminste 10 stemgerechtigde leden te zijn ondertekend.

Artikel 8.

Een familielid/huisgenoot van een lid en wonende op hetzelfde adres kan zich als gezinslid aanmelden. Deze betaalt dan het geldende (gereduceerde) jaartarief aan contributie en inschrijfgeld maar ontvangt geen clubblad. Hij/zij heeft dezelfde status als een gewoon lid.

VAN HET BESTUUR

Artikel 9.

Het bestuur van de vereniging bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en tenminste twee bestuursleden.

Artikel 10.

Het bestuur behartigt de belangen der vereniging overeenkomstig de statuten.

VAN DE VOORZITTER

Artikel 11.

De voorzitter leidt de vergaderingen van het Bestuur. Bij afwezigheid worden de taken van  de voorzitter waargenomen door één der overige bestuursleden.

Artikel 12.

De voorzitter bepaalt de data van de bestuursvergaderingen, zo dikwijls als hij noodzakelijk oordeelt. De voorzitter is daartoe verplicht, indien tenminste drie bestuursleden dit wensen en wel op een door die bestuursleden te kiezen tijd en plaats.

VAN DE SECRETARIS

Artikel 13.

De secretaris houdt de notulen bij van de vergaderingen van het bestuur. Bij afwezigheid geeft hij hiervan tijdig kennis aan de voorzitter en de penningmeester, opdat een ander bestuurslid als zijn plaatsvervanger kan optreden.

Artikel 14.

De briefwisseling, het archiefbeheer en voorts alles wat tot een vlotte afwikkeling aller voorkomende administratieve werkzaamheden behoort, geschiedt door hem of onder zijn verantwoordelijkheid. De secretaris brengt jaarlijks in de Algemene Ledenvergadering een verslag uit van de gang van zaken in de vereniging. De secretaris is gerechtigd zich na de toestemming van het bestuur te laten bijstaan door leden om zijn taak te verlichten.

VAN DE PENNINGMEESTER

Artikel 15.

De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging.

Artikel 16.

Hij draagt zorg voor het innen van de contributies, donaties, enzovoorts en draagt in het algemeen zorg voor een evenwichtig beheer van de geldmiddelen van de vereniging. De penningmeester is gerechtigd zich na toestemming van het bestuur te laten bijstaan door leden om zijn taak te verlichten.

Artikel 17.

In de Algemene Ledenvergadering dient hij een begroting in, betreffende de uitgaven over het lopende verenigingsjaar. Overschrijding van de begroting geschiedt eerst na goedkeuring van het Bestuur.

Artikel 18.

In de Algemene Ledenvergadering legt hij schriftelijk rekening en verantwoording af van zijn beheer over het afgelopen verenigingsjaar.

VAN COMMISSIES

Artikel 19.

Het Bestuur kan zich zo nodig laten bijstaand door tijdelijke commissies, met een bepaalde opdracht. De leden van dergelijke commissies worden door het Bestuur benoemd. De taak van de commissie is onder andere het verlichten van de taak van de secretaris. Vragen op het gebied van één der commissies worden door de secretaris terstond aan de secretaris van de desbetreffende commissie doorgestuurd, terwijl de vraagsteller binnen zeven dagen bericht krijgt aan wie zijn vraag is doorgestuurd, zodat hij weet tot wie hij zich voor verdere correspondentie over zijn vraag moet wenden.

VAN DE BESTUURSVERGADERINGEN

Artikel 20.

Wanneer een bestuurslid verhindert is een vergadering bij te wonen kan het Bestuur hem verzoeken een vervanger aan te wijzen voor het bijwonen van die bestuursvergadering. Het bestuur kan één of meerdere personen uitnodigen een bestuursvergadering of gedeelte daarvan bij te wonen ter toelichting van of informatie over een bepaald agendapunt.

VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING

Artikel 21.

Jaarlijks vóór 1 april wordt de Algemene Ledenvergadering gehouden. Op de agenda van deze vergadering komen behalve de in artikel 15 van de Statuten genoemde punten voor;

– Goedkeuring van de begroting van het lopende verenigingsjaar

– Goedkeuring van het jaarverslag van de secretaris

Artikel 22.

De uitnodiging tot het bijwonen van een ledenvergadering wordt aan de leden verzonden, uiterlijk vijftien dagen vóór de datum waarop de vergadering is vastgesteld. De uitnodiging kan via een mededeling in het clubblad plaatsvinden.

Artikel 23.

Voorstellen van de leden, te behandelen op een vergadering, moeten tenminste acht dagen tevoren bij de secretaris worden ingediend.

Artikel 24.

Amendementen op voorstellen, staande de vergadering ingediend, worden niet in behandeling genomen, wanneer zij niet schriftelijk zijn ingediend en behalve door de indiener, door tien leden der vereniging zijn ondertekend.

VAN DE STEMMINGEN

Artikel 25.

Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen schriftelijk. Aanneming of verwerping van enig voorstel of benoeming van enig persoon bij acclamatie is toegestaan.

VAN DE KASCOMMISSIE

Artikel 26.

De Kascommissie, bestaande uit twee personen, wordt door de Algemene Ledenvergadering gekozen en heeft tot taak, gedurende het lopende verenigingsjaar het beheer van de financiën en de eigendommen van de vereniging te controleren. Hiertoe zal zij van de penningmeester de gegevens tijdig ontvangen, zodat zij haar verslag tegelijk met de jaarrekening kan uitbrengen in de Algemene Ledenvergadering.

TOURRITTEN

Artikel 27.

Om de saamhorigheid in de club te vergroten en het rijden in clubverband te animeren bestaat er een tourritcompetitie. Deze geldt uitsluitend voor leden die op een Sparta motormeerijden waarbij op de volgende wijze punten worden toegekend aan de deelnemers:

a. Leden die met de auto (+aanhanger) of busje naar de startplaats komen, ontvangen het aantal km’s van het huisadres naar de startplaats als punten.

b. Leden die op de Spartamotor rijdend naar de startplaats komen, ontvangen het dubbele aantal km’s. Dit wordt dik gedrukt in de competitielijst vermeld.

c. Leden die op een ander merk motorfiets meerijden dan een Sparta doen wel mee voor de min. 5 ritten competitie. Hiervoor krijgen ze 0 punten.

d. Organisatoren van een rit voor de Sparta Motorclub ontvangen uitsluitend 100 punten op deze dag. Dit wordt dikgedrukt in de competitielijst vermeld.

e. Leden die aan het einde van het jaar aan minimaal 5 ritten of evenementen hebben meegedaan, ontvangen een aandenken.

f. Leden met pech tijdens een rit maken een kans op de pechprijs.

g. Ieder lid afzonderlijk dient bij een rit of evenement zichzelf op de presentielijst te  vermelden (evt. samen met een medepassagier(e)), anders kan het niet worden verwerkt in het klassement. Ieder voertuig dat meerijdt, dient minimaal WA verzekerd te zijn. De kilometers van de leden met de auto (+aanhanger) worden berekend op basis van de routeplanner van de ANWB (van postcode naar postcode), Zo ook die van de leden die op de Spartamotor naar de startplaats komen, maar deze route wordt echter berekend via de secundaire wegen. Tijdens de Algemene Ledenvergadering zullen de kilometerprijs (auto/motor), de prijs voor de meeste kilometers op de motor naar de startplaats, de pechprijs en ook de prijzen voor de leden die 5x of meer ritten hebben meegereden, worden uitgereikt.

FINANCIELE VERGOEDINGEN

Artikel 28.

Reële kosten die door bestuurs- en commissieleden volledig in het belang van de club zijn gemaakt, worden tegen overlegging van rekeningen vergoed. Bijzondere onkosten waarvan geen rekening kan worden overlegd, zoals bijv. gereden kilometers, worden in overleg met de penningmeester eventueel vergoed. In het geval van het gebruik van een motorvoertuig geldt een bedrag van € 0,23 per kilometer.

LEDENLIJST

Artikel 29.

Het ledenbestand (ledenlijst) met het motorbezit zal niet worden gepubliceerd in het clubblad/website.

ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING AVG

Artikel 30.

De wet op de privacy (AVG) geldt per 25 mei 2018 ook voor de Sparta Motorclub Nederland. Dit houdt in dat wij ter bescherming van de gegevens die wij van de leden hebben opgeslagen in ons ledenbestand bekend moeten maken waarvoor wij deze gebruiken.

Leden- en voertuigbestand

Dit bestand bevat uw persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats (NAW), telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, lidmaatschapsnummer en de motoren die u bezit. Deze zijn uitsluitend voor doeleinden binnen onze club, nl.

– Naam, adres, woonplaats en lidmaatschapsnummer worden gebruikt om ons clubblad de Spartaan en andere mededelingen per post naar u toe te zenden;

– Telefoonnummer om contact via de telefoon met u op te nemen over clubaangelegenheden;

– e-mailadres om clubinformatie zoals tourritten naar u te mailen. Indien u van de verzendlijst wil worden afgevoerd omdat u geen interesse heeft, dient u dit aan te geven. Door het vermelden van uw e-mailadres bij inschrijving geeft u toestemming voor gebruik door de club hiervan. Voor het versturen van uitnodigingen voor de ALV of evenement (bijv. tourritten) is geen toestemming nodig;

– Geboortedatum wordt gebruikt om een inzicht te krijgen in de leeftijdsopbouw van onze club;

– Informatie over uw motoren is alleen bestemd voor interne clubcontacten om inzicht te krijgen in het totale voertuigenbestand en om onderling gegevens uit te kunnen wisselen tussen clubleden.
De NAW-gegevens van vervallen leden worden in principe niet langer dan 2 jaar bewaard, tenzij dit van statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langer bewaard moet worden. Voor informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht geldt een langere bewaartermijn, namelijk 7 jaar.
Bestuursleden die beschikken over digitale leden- of motorbestanden dienen deze zo snel mogelijk uit de mailboxen te verwijderen, ook uit bijv. Dropbox of andere online opslag. Het ledenbestand wordt beheerd en bijgehouden door de penningmeester in de functie van ledenadministrateur. Zijn computer is alleen benaderbaar en te openen met een alleen aan hem bekende code en wordt beschermd door een goede kwaliteit veiligheidssoftware. In geval van een hack of virus doet hij binnen 72 uur melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het ledenbestand wordt door hem ook gebruikt om de ontvangen contributies vast te leggen en om andere financiële zaken te regelen.

Website

Onze website bevat deze gegevens van de bestuurs- en commissieleden waarvoor zij de webbeheerder toestemming hebben gegeven. Leden die deelnemen aan onze evenementen, hetzij bezoekers dan wel deelnemers door deelname/bezoek gaan akkoord met het maken van foto’s van het evenement en de publicatie daarvan op onze website. De foto’s en andere info op de website zullen geen NAW-gegevens mogen bevatten. Bij een evenement op een terrein dient een bord de bezoekers te informeren over eventuele beeldopnamen. Ook hier geldt dat in geval van een hack of virus de webbeheerder binnen 72 uur melding doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Informatie aan derden

Met externe gebruikers zoals bijv. Onze drukker en de host van onze website moeten goede afspraken worden gemaakt en vastgelegd dat de verstrekte NAW-gegevens uitsluitend worden gebruikt voor de door de externe partij specifieke uit te voeren werkzaamheden. Indien wij door niet-clubleden worden benaderd met vragen over informatie die betrekking heeft op persoonsgegevens in ons bestand, zal de ledenadministratie deze gegevens nooit zo maar aan niet-leden bekend maken, maar eerst het betreffende lid zelf benaderen met de gestelde vraag en hem verzoeken, als hij daartoe bereid is, zelf contact op te nemen of toestemming te geven aan de ledenadministratie om de gegevens aan de aanvrager bekend te maken. In het inschrijfformulier staat een verwijzing naar de AVG en dat wij hieraan voldoen.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 31.

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het Bestuur, zo mogelijk de leden gehoord hebbende.

Vastgesteld en goedgekeurd in de ALV d.d. 8 februari 2026 te Amersfoort Spartamotorclub